Datenschutzhinweise

0. Geschlossene Testphase

MyAssetMate befindet sich in einer geschlossenen Testphase (Closed Beta). Der Zugang ist auf einen eingeladenen Teilnehmerkreis beschraenkt; eine oeffentliche Registrierung besteht nicht. Es werden nur Daten verarbeitet, die im Rahmen dieses Tests durch die teilnehmende Hausverwaltung bzw. die von ihr eingeladenen Eigentuemer und Mieter bereitgestellt werden. Ein oeffentlicher Zugriff auf Inhalte oder personenbezogene Daten findet nicht statt.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist [Anbieter — siehe Impressum]. Kontaktdaten siehe Impressum. Datenschutz-Anfragen an kontakt@myassetmate.de.

2. Verarbeitete Daten

Bei Nutzung der Anwendung verarbeiten wir die folgenden Datenkategorien:

• Authentifizierungsdaten: E-Mail-Adresse, Anzeigename, Passwort-Hash (scrypt), Session- Token (nur als SHA-256-Hash gespeichert). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Stammdaten von Beteiligten (Eigentuemer, Mieter, Dienstleister): Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Rolle. Rechtsgrundlage: Vertragserfuellung mit der Hausverwaltung, ggf. berechtigtes Interesse.
• Eigentums- und Mietverhaeltnisse: Einheit, Anteile, Mietzeitraum, Hausgeld. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
• Vorgaenge und Kommunikation: Tickets, Statusverlauf, angehaengte Dokumente. Rechtsgrundlage: Auftragsdurchfuehrung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
• Technische Logs: Server-Logs (IP-Adresse, Zeitstempel, User-Agent) zur Aufrechterhaltung des Betriebs. Aufbewahrung max. 14 Tage. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• LLM-Audit-Metadaten: Wenn der Portal-Chatbot genutzt wird, werden Provider, Modell, Token- Anzahl, Dauer und Status protokolliert — niemals Prompt- oder Antwort-Inhalt. Bei aktivierten Echtdaten wird ausschliesslich ein lokaler Open-Weight-Endpoint angefragt (technische Garantie ueber Konfigurations- Gating).

3. Empfaenger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden ausschliesslich an folgende Auftragsverarbeiter weitergegeben:

• Hosting-Anbieter (IONOS SE, Deutschland) — AVV vorhanden.
• Optionaler LLM-Provider im Demo-Modus: Anthropic — nur Synthetik-/Demo-Daten, niemals Echtdaten.

4. Speicherdauer

• Vertrags- und Beschluss-Daten: solange das Mandat besteht, danach gesetzliche Aufbewahrung (i.d.R. 10 Jahre nach § 257 HGB / § 147 AO).
• Vorgaenge: bis Abschluss + 6 Jahre.
• Auth-Sessions: 30 Tage seit letzter Aktivitaet.
• LLM-Audit-Eintraege: mindestens 12 Monate zum Nachweis der Datenflussgrenze.
• Portal-Zugaenge: bis Widerruf, danach 90 Tage Restdaten.

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Loeschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschraenkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenuebertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei der zustaendigen Aufsichtsbehoerde (Art. 77 DSGVO)

Anfragen bitte an kontakt@myassetmate.de. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.

6. Cookies

Wir setzen ausschliesslich technisch notwendige Cookies (Authentifizierung, Session-Verwaltung). Ein Cookie-Banner ist hierfuer nicht erforderlich (vgl. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG). Es findet keine Tracking-, Profiling- oder Werbe-Cookie-Verarbeitung statt.

7. Sicherheitsmassnahmen

• Passwoerter werden ausschliesslich als scrypt-Hash gespeichert.
• Session-Tokens werden als SHA-256-Hash abgelegt; im Browser nur als httpOnly-Cookie.
• Datenuebertragung ist transportverschluesselt (TLS).
• Strikte Mandanten- und Rollen-Trennung serverseitig durchgesetzt.
• Backup-Strategie: regelmaessige verschluesselte Datenbank-Backups.